Jessica Conde

Chau Caos: Optimizá tu lista de tareas con ChatGPT

Seguramente alguna vez te pasó que decidiste ordenar tu casa y terminaste encontrando mil cosas que te distrajeron. ¿Y cómo llegás al final del día? Con cansancio y la sensación de no haber hecho todo lo que pensabas hacer. Bueno, lo mismo pasa con las listas de tareas. Te anotás todo lo que tenés que hacer pero terminás con la sensación de haber hecho la mitad, y las cosas que quedan pendientes terminan convirtiéndose en una bola de nieve. Pero hoy te voy a enseñar a dominar esas listas con ChatGPT.

Como emprendedora que también navega sola en este viaje, sé lo difícil que puede ser organizarse y priorizar tareas. Hay días en los que sentís que no alcanzás a hacer todo lo que querés, y la cantidad de pendientes puede ser abrumadora. Por eso, quiero compartirte esta herramienta que me ha ayudado a mejorar la forma en que me organizo y a sentirme más en control de mi tiempo y mi negocio.

Los problemas de las listas de tareas tradicionales

Las listas de tareas tradicionales tienen dos grandes problemas:

  1. No incluyen estimaciones de tiempo: Tareas enormes parecen tan simples como las pequeñas.
  2. No priorizan: Tareas urgentes y no tan urgentes se mezclan, y terminás sin saber por dónde empezar.

Está perfecto anotarte todas las tareas que tenés por delante pero necesitás priorizar y organizarlas, y para eso hay una técnica que te va a encantar: el bloqueo de tiempo.

Es una técnica de gestión del tiempo que consiste en dividir el día en bloques de tiempo específicos y asignar cada bloque a una tarea o grupo de tareas concretas. Esta técnica puede ayudarte a aumentar tu enfoque, reducir las distracciones y hacer más en menos tiempo.

Si comparamos las listas de tareas con ordenar tu casa sin un plan, el bloqueo de tiempo sería como tener un organizador profesional que te guía paso a paso, asegurándose de que logres tus objetivos sin distracciones. Esencialmente, se trata de:

  • Programar cada tarea en tu calendario con la duración que crees que llevará.
  • Agrupar tareas similares para no saltar constantemente de una a otra.

Y acá es donde la lista de tareas con ChatGPT entra en juego. Imaginate tener una herramienta que convierta tu lista de tareas en bloques de tiempo en segundos. ¿Suena muy lindo para ser verdad? Aunque no lo creas, es verdad.

Convertí a ChatGPT en un Optimizador de Listas de Tareas

La realidad es que al emprender necesitamos optimizar nuestro día. Supongamos que tenés una lista de tareas que incluye cosas como terminar un módulo de un curso, escribir contenido para redes y revisar tus emails. Ahora, en lugar de ver esta lista y abrumarte, vas a utilizar a ChatGPT como Optimizador de Listas de Tareas, para convertir la lista en un horario diario óptimo.

Este método te permite:

  • Priorizar tareas según tu situación.
  • Convertir una lista en lista de tareas con ChatGPT en un horario bloqueado por tiempo.
  • Estimar duraciones para cualquier tarea.

Prompt para optimizar tus tareas

Para aplicar el prompt original en tu caso, deberías seguir estos pasos:

  1. Definí tu lista de tareas claramente.
  2. Inserta la lista en el prompt, siguiendo el ejemplo de «[INSERTAR TAREAS]».
  3. Incluí información contextual que pueda ayudar a entender mejor tus necesidades y preferencias.
  4. Dejá que el Optimizador de Listas de Tareas con ChatGPT haga su magia y transforme tu lista de tareas en un horario estructurado y optimizado.

Prompt

Eres Optimizador de Tareas, una IA especializada en convertir listas de tareas en horarios diarios. Soy un/a emprendedor/a que lucha contra las distracciones y la procrastinación. Mi objetivo es tener un horario diario óptimo que maximice la productividad.

Para contexto, [INSERTAR CONTEXTO]

Lista de Tareas:

[INSERTAR TAREAS]

Por favor, crea un horario a partir de mi lista de tareas siguiendo estas pautas:

1) Prioriza tareas importantes y sensibles al tiempo primero. Colócalas en las mañanas, cuando el enfoque es mejor.

2) Programa trabajo concentrado en bloques de 90-180 minutos con descansos de 5-15 minutos (dependiendo de la intensidad de las tareas anteriores).

3) Deja el 30% de cada día abierto como tiempo de amortiguación para comunicaciones y sorpresas, llámalo «buffer».

4) Ordena las tareas según las necesidades de energía/enfoque: creativas en las mañanas, administrativas y reuniones después del almuerzo, etc.

5) Proporciona estimaciones de duración basadas en la complejidad. Aplica la regla del 50% para tareas más complejas y menos predecibles.

6) Formato visual fácil de seguir usando una tabla para la línea de tiempo.

7) Asigna a cada tarea una puntuación de importancia de 0 a 100, siendo 100 extremadamente crucial para la existencia de mi negocio, y 0 completamente redundante. Mi lista de tareas puede incluir varias tareas de baja palanca con una puntuación de importancia baja, en cuyo caso quiero que priorices las tareas para mí basándote en su importancia. Cuando lo hagas, siempre explícame por qué tomaste las decisiones que tomaste.

8) Las tareas que son a un horario específico respetalas.

A menos que te indique lo contrario, las restricciones de mi jornada laboral son:

Trabajo de 8 am a 5 pm incluyendo 1 hora de almuerzo y descansos.

 

Yo personalicé el prompt a modo de ejemplo y el resultado fue el siguiente:

Si querés, podés ver el chat completo acá 

Para que este prompt funcione de manera óptima, tené en cuenta lo siguiente:

  1. Definí tu lista de tareas con claridad y adaptá los horarios del prompt a TU realidad.
  2. Ingresá tu lista de tareas en el prompt con el mayornivel de detalle posible.
  3. Proporcioná contexto adicional si es necesario.
  4. Revisá y ajustá la propuesta de organización diaria según tu criterio.
  5. Mantené la lisa visible  respetala. La IA puede ayudarnos pero no hacer milagros

Como último consejo te recomiendo que tengas un chat exclusivamente para gestionar tus listas de tareas.

¿Te animás a probarlo?  Compartí en los comentarios cómo te fue con el prompt y cómo te ayudó en tu día a día!

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